Założenie firmy transportowej wiąże się między innymi z koniecznością posiadania specjalnych pozwoleń, licencji czy certyfikatów potwierdzających kwalifikacje zawodowe. Nie zawsze wystarczy posiadanie samego prawa jazdy i chęć zarejestrowania działalności. Warto więc wystąpić o stosowne licencje na usługi spedycyjne jeszcze przed rozpoczęciem działalności firmy, ponieważ ich uzyskanie długo trwa.
Wyjątkiem od posiadania zezwolenia jest kierowanie pojazdem lub zespołem pojazdów, których masa całkowita nie przekracza 3,5 t. Jest tutaj obojętne czy kieruje się pojazdem w celach zarobkowych, czy nie. Oczywiście żeby kierować takim pojazdem trzeba mieć prawo jazdy kategorii B oraz jeśli ma to być robione zarobkowo warto założyć własną działalność gospodarczą. W Polsce nie ma potrzeby posiadania tachografu, ale pracując w transporcie europejskim, np. w Niemczech trzeba się liczyć z tym, że czas pracy kierowcy poruszającego się pojazdem o masie 2,8 – 3,5 t jest kontrolowany.
Zawsze taka licencja będzie wymagana, gdy mamy zamiar świadczyć usługi transportowe pojazdem o całkowitej dopuszczalnej masie powyżej 3,5 t. Ale trzeba też mieć zezwolenie, gdy prowadzi się działalność spedycyjną, jakimkolwiek pojazdem, nawet o masie mniejszej niż 3,5 t. Jednakże według ustawy spedycję nazywa się zarządzaniem transportem co skutkuje między innymi innym numerem PKD oraz innym typem licencji.
Licencja na działalność spedycyjną kosztuje od 2047 złotych. Ale licencja na transport czy pośrednictwo w przewozie to wydatek 1000-1400 złotych za szkolenie oraz 800 złotych za egzamin, który kończy się uzyskaniem stosownego certyfikatu kompetencji zawodowych. Jednak licencji wcale nie musi posiadać właściciel firmy (chyba, że to firma jednoosobowa). Może to być jakakolwiek osoba zatrudniona w przedsiębiorstwie. Jednak rejestrując działalność trzeba też otrzymać licencję od Starostwa Powiatowego albo Urzędu Miasta. Kosztuje to od 800 do 1000 złotych.
